Planung – Wochen vorher
- Stichtag festgelegt
- Verfahren gewählt: Stichtags-, permanente oder Stichprobeninventur
- Zählteams eingeteilt: eine Person zählt, eine schreibt
- Zähllisten nach Lagerplätzen vorbereitet
- Ablauf mit der Steuerberatung abgestimmt
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Inventur-Checkliste: Schritt für Schritt zur Bestandsaufnahme
Eine Inventur scheitert selten am Zählen, sondern an der Vorbereitung. Diese Checkliste führt durch Planung, Zähltag und Nachbereitung – für Lager, Gastronomie und Einzelhandel.
Checkliste Inventur
22 Schritte in vier Phasen, vom Stichtag bis zum Archiv.
Vorbereitung – Tage vorher
- Lager aufgeräumt, Ware sortiert
- Beschädigte und abgelaufene Ware aussortiert
- Alle Warenein- und -ausgänge vor dem Stichtag gebucht
- Fremd- und Kommissionsware gekennzeichnet
- Waagen, Scanner und Zählgeräte geprüft
Zähltag
- Warenbewegungen gestoppt
- Jede Position gezählt, gewogen oder gemessen
- Menge und Einheit eingetragen
- Gezählte Bereiche markiert
- Unklare Positionen nachgezählt
- Zähllisten unterschrieben
Nachbereitung
- Zählergebnisse erfasst
- Soll-Ist-Abgleich mit der Warenwirtschaft
- Größere Abweichungen geklärt
- Inventurdifferenzen gebucht
- Bestand bewertet
- Unterlagen archiviert
Diese Liste ist ein Ausgangspunkt, keine geprüfte Vorlage. Sie kann Fehler oder Lücken enthalten – prüft und ergänzt sie für euren Betrieb, bevor ihr sie einsetzt.
Inventur: einmal im Jahr oder öfter?
Der Jahresabschluss braucht sie, der Betrieb profitiert oft von mehr.
Zum Jahresabschluss. Die meisten Unternehmen zählen ihre Bestände mindestens einmal im Jahr, meist zum Ende des Geschäftsjahrs. Welche Pflichten und Aufbewahrungsfristen für euch gelten, klärt ihr mit eurer Steuerberatung.
Die Praxis in der Gastronomie. Viele Betriebe zählen monatlich oder sogar wöchentlich. Nur so lässt sich der Wareneinsatz berechnen und erkennen, wo Ware verschwindet.
Der häufigste Fehler. Während der Zählung läuft der Betrieb weiter. Was am Stichtag rein- oder rausgeht und nicht gebucht ist, verfälscht das Ergebnis. Deshalb steht „Warenbewegungen stoppen“ ganz oben am Zähltag.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verfahren und Aufbewahrung stimmst du am besten mit deiner Steuerberatung ab.
Die Inventur als App
Mehrere Leute zählen gleichzeitig, jede Menge landet sofort in derselben Liste.
Eingabefeld — Menge direkt eintragen (Pro)
Mehl Type 405 in kg
37,5
Auswahlfeld — Lagerort wählen (Pro)
Lagerort
Trockenlager
Wenn/Sonst — bei Abweichung nach dem Grund fragen (Pro)
Abweichung zum Soll?
Ja
Nein
Ja/Nein — Bereich abgeschlossen
Kühlhaus vollständig gezählt?
-
Zählliste pro Lagerbereich
Leg die Zählliste einmal als Vorlage an – Kühlhaus, Trockenlager, Getränke – und nutze sie bei jeder Inventur wieder.
-
Im Team zählen
Alle zählen gleichzeitig im gemeinsamen Space, auch ohne Empfang im Keller. Was eingetragen ist, sehen die anderen sofort.
-
Ergebnis sichern
Die ausgefüllte Liste geht als PDF an die Buchhaltung (Pro). Jeder Durchgang bleibt als Protokoll erhalten (Pro, Beta).
Häufige Fragen zur Inventur
Wann wird die Inventur gemacht?
Meist zum Ende des Geschäftsjahrs, bei vielen Betrieben also zum 31. Dezember. Welcher Zeitraum und welches Verfahren für euch passen, stimmt ihr am besten mit der Steuerberatung ab.
Welche Inventurverfahren gibt es?
Die Stichtagsinventur zählt alles zum Stichtag. Die permanente Inventur zählt über das Jahr verteilt und stützt sich auf eine laufende Lagerbuchführung. Die Stichprobeninventur rechnet den Bestand aus Stichproben hoch.
Wie oft sollte die Gastronomie Inventur machen?
Mindestens einmal im Jahr. Um den Wareneinsatz im Griff zu haben, zählen viele Restaurants monatlich – mit fester Zählliste geht das in überschaubarer Zeit.
Können mehrere Leute gleichzeitig zählen?
Ja. Alle Mitglieder eines Spaces arbeiten in derselben Liste, und jede Eingabe ist sofort für alle sichtbar.
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Mehr als die Inventur
Wareneingang, Bestellung, Lagerkontrolle: Jeder wiederkehrende Ablauf in deinem Lager wird in CheckLoop zur Checkliste.